概述

员工在日常工作中对日常事务的管理总是因为事情杂、时间紧，总会发生工作遗忘、资源孤岛的情况发生或时间发生冲突，如果用个人日程管理，就可以解决这些问题，将日程安排和事件任务列出来，将自己需要共享的资源共享给需要的人员，收藏资源，以便日后有用。

主要功能

1 个人日程管理
1.1 任务清单
　　 员工想要加入每日任务清单，此员工同时想共享任务清单给主管和同事以方便他们查找。

1.2 日历中计划事件
　　 雇员想要计划每天的事件。他希望可以查找其每日的工作并且与主管和同事共享日程表在这个场景中。

1.3 添加和共享联系人
　　 员工为了个人或商业需要添加联络信息。在系统中，员工可以在系统中保留所有联络信息。使用系统联络功能可以带来很多好处。

1.4 复制文章到记事本/杂志
　　 雇员想要保存一个重要的文章。另一名雇员可能想要向杂志中输入记录。系统的记事本/杂志功能允许雇员能够从互联网上复制和粘贴文章。而且，它还可以处理普通文档和HTML文档。
　　
1.5 添加和进入到喜爱的链接
　　 喜爱的链接可以存储重要的网址链接，像客户公司的链接，个人链接和任何网页。用户可以在任何地点访问这些链接。

1.6 使用电子邮件账户查阅外部电子邮件
　　 使用IMAP电子邮件协议，邮件被保存在远程服务器中，但是邮件账户所有者能够从本地计算机读取，删除，回复和转发电子邮件。系统提供一个从公司或个人邮件账户中检索电子邮件的平台。

2 同事间交流
2.1 发送消息并且查看消息回馈
一个机构中，雇员通常使用外部电子邮件，像LotusNotes,OutlookExpress,等相互交流。讨论一个主题时会使用大量繁复的电子邮件交流。如果某人决定在相同主题中写一个新邮件那么整个交流也许被中断。

2.2 查阅新消息并发送消息回复
　　 查阅新收到的消息对公或对私，对内或对外的信息，并且提示新消息数目，并可以及时回复消息。

2.3 发送指示性消息
　　 主管有一件很重要的事情通知给他的员工，但他不想让这则消息以普通消息形式发送给员工因为这种形式易被员工忽略

2.4 查阅指导性消息并回复该消息
　　 雇员发现由于所有消息集中在同一个消息队而丢失了主管发的消息

2.5 查阅指导性消息的回复
　　 主管发送了指示型消息并且想要阅读该消息的回复
　　 主管可以发送指示型消息给任何员工。此消息不会被发送到普通消息队列中，而是被发送到指示性消息队中。

2.6 建立用户组
　　 员工想要向一组同事发送消息，但并不想从同事列表中逐个加入
　　 他可以添加这些人到一个用户组。他可以添加同事，项目成员，朋友或者主管。他可以：
　　 创建新的用户组
　　 添加成员

2.7 向用户组发送消息
　　 员工已经建立一个用户组，他可以发送消息，并且从用户组中选择发送对象

2.8 主持讨论并且查阅参加人的回复
　　 员工遇到了个工作问题，他需要别人的意见。例如，主管需要员工的意见来做些非正规的决策，抑或某个员工在某些特殊问题上需要一些有经验同事的意见。
　　 系统为机构中的任何人提供了一个讨论空间。于是，在机构中的交流变得更加有效

2.9 讨论回复
　　 讨论主持人创建了一个讨论后，参与者能够接受并通过创建新的议题回复。此新议题作为讨论议题的回复

2.10 回复讨论议题或为现有的讨论创建话题
在讨论议题中参与者可以选择回复现有的议题或创建一个新标题（直接回复主题）。

3 主管与员工间交流
3.1 提交开销报告
由于以下原因员工需要提交开销报告:同客户吃饭;工作出差;交通费用;或提供公司办公需要这种情况下,财务部会预付员工￥200元,并且他要打印一份被主管审批的报告并将其上交到财务部。

3.2 认可开销报告
　　 主管收到了需要其审批的开销报告，他需要审查以决定是否批准

3.3 建立个目标
　　 在系统中，目标可以被员工建立并且提交给主管审批。如果主管否决了员工的目标那么员工需要重新建立目标并且重新提交。往返间，员工需要将目标修改到直到主管认可并且双方都认可。

3.4 创建目标
　　 提交给主管审批

3.5 批准目标
在系统中，目标可以被员工建立并且提交给主管审批。如果主管否决了员工的目标那么员工需要重新建立目标并且重新提交。往返间，员工需要将目标修改到直到主管认可并且双方都认可。

3.6 要求员工定期提交报告
主管想要让他的员工定期提交现状报表以便于他了解他们的表现。主管具体会了解现在任务的完成情况，未来的目标和一些未预见的问题等。

3.7 编写现状报表
如果主管需要，员工有责任提交现状报表
现状报表中，员工能够：包括计划任务，日程安排和项目任务自我评价报告。

3.8 查看与评定员工的现状报表
主管需要现状报表并且要查看和评定该报告

3.9 查看现状报表
雇员希望查看他已经提交而且被主发布的报告。

3.10 创建并提交时间卡
在系统中，员工需要向主管提交时间表以获取批准。主管可以审批时间表来帮助财务部门计算工资

3.11 认证时间卡
在系统中，员工需要向主管提交时间表以获取批准。主管可以审批时间表来帮助财务部门计算工资

4 综合管理
4.1 编排机构的结构
使用系统之前必须编排机构的结构。超级管理人（默认用户名：admin,密码：admin）是从Holili赋予的第一个帐号。为了管理系统的所有功能，此帐号拥有最高级的特权
在设计系统的性质时，上一级的部门主管和人事主管拥有高一级的权利来管理低一级的部门及人事主管。同样地，总部的管理能够创建，查看和编辑其下属部门的管理信息

4.2 为下一层部门设立部门及人事管理
机构的结构被创建后，需要三个人物（部门经理，部门主管，人事主管），他们必须被设立并分配到系统。

4.3 添加员工账户
在机构创建并分配完管理层人物后，部门人事主管将会给员工分配系统账户。他们在机构中的主导关系会被分配。

4.4 设定公司假日
公司的员工享有假期。人事部需要在年底前发出下一年的假期安排表。
在系统中，员工能够任何时候查看放假日期。当员工度假时，系统会自动减除该员工假日并且将补回工资。在项目工作地，系统会帮助员工计算出具体工作时间

4.5 设立保险计划
保险是员工的个人福利。此计划会不断改变。比如，公司会提供给员工更好的保险计划，同样，如果费率发生变化雇主也能改变其职业
系统中，员工可以任何时候查看他的保险计划。人事部能够发送邮件给每个人以通知其查看其福利

4.6 为员工使用保险
人事主管设立保险计划后,人事部会应用此计划到实际个人。员工能够查看针对自己的计划。

4.7 发表机构声明
高管想要声明一个机构性事件。事件的范围可能包括从年度公司球赛到重要的股东会议。系统提供一个平台以声明来自高管的公司活动，而且管理员可以不断更新事件的状态从而令每个人了解公司的情况

4.8 以刊登新闻的形式来发表声明
公司需要向员工声明一个新规章。总经理希望通过声明的方式召开一个管理层会议。总经理想要通过EMAIL的方式将声明发送而又不想自己的邮件被员工忽视
在系统中，员工总会看到声明并且避免上面说过的问题

4.9 主持公共论坛
总经理需要来自其员工的信息。例如，他可能想要了解员工对于公司规章的的意见
总经理可能要向他所有的员工发送大量邮件。如果只有极少数员工这将很可行。
系统公共论坛是一个令总经理在任何地点了解员工声音的地点。任何人可以将其观点放到论坛中。这是个完美的工具使用在机构间交流中

4.10 实行调查
使用系统公共论坛使高管了解到下层员工的意见建议的具体情况。
系统同时提供了一个对于一些问题做出简单回馈的调查平台。例如：你对现在公司的清洁服务满意吗？对于公司高管做出决定是一个十分有效的参考

4.11 回复调查
员工需要回应公司的调查。调查是作为公司高层管理提供给员工表达其个人意见的方式，为高管制作决策时提供了有效的参考

4.12 查看调查结果
公司高管发出了调查问卷，现在他们想知道员工的回馈。系统公共论坛允许高管人员查看调查结果

5 会议管理
5.1 分配资源经理管理机构中的资源
机构中内部使用的资源（如会议室，相机，投影机等）为了最大限度地提高有限资源的使用价值，部门经理希望分配资源经理管理具体资源。

5.2 主持会议
员工希望于某月某日主持个会议
他需要一个会议室
他需要邀请一些内部的与会者和两个外部的参会者
他需要在任意时间更新议程，目标，会议时间。
他需要查看参会者的出勤情况

5.3 接受会议邀请并查看最新会议信息
参会者需知晓会议邀请
我是否有新的邀请
新邀请是否同我的日程安排冲突
该会议的内容是什么
都有谁被邀请，又有谁会参加

5.4 使用协同管理系统客户账户接受会议邀请并查看最新会议信息
外部参会者通过EMAIL账户收到会议邀请
参会者需要指导会议邀请
什么内容
谁邀请的，有谁参加
我需要为会议准备什么
被邀请人决定是否参加此会议

5.5 审批来自会议主持的资源请求
资源经理审批资源请求，他会审查请求是否能被批准

6 文档管理
6.1 为特定的人的管理创建一个文件夹
管理员需要为特定的人的管理创建一个文件夹。比如，销售经理可以与同一部门的或整个机构的员工共享一个文件夹。经理也可以授权他的员工在此文件夹中编辑上传或删除文件。

6.2 创建一个可以在整个机构内共享的文件夹
公司需要共享一个文件给整个机构。例如，中国部的工程师要共享一个技术文件给在美国的销售人员或者美国的人事部门想要同英国的分部共享一部法律文档。对于在机构中共享资源，系统文档管理是一个非常出色的工具。

6.3 访问文件
一个公司会在不同地点管理大量的不同格式的文档。例如，一些文档可能是微软的doc格式，而一些图片文件是adobe的JPG格式。在各种情况下，文件管理变成了一种恐怖的工作。
在系统中，员工可以从同一个地方访问所有文档。员工可以在其部门范围内外被允许查看一定的文件夹

6.4 上传文件
一个员工，不管是普通员工还是主管，被分配到管理文件夹。员工可以创建文件和文件夹并分配访问级别。他会上传创建好的文件夹

6.5 上传更新后的文件
一个文件被修订并上传，在同一个文件夹中标出所有的修改内容会导致疑惑。
系统可以上传同一个文件并且作出标注作为修订。员工可以轻松找出最新修改的文件。